Kebijakan Privasi

1. Tentang kebijakan ini

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana Klaarin memproses data saat Anda menggunakan aplikasi mobile dan web untuk mengelola pekerjaan bersama tim. Data yang diproses bergantung pada fitur yang Anda gunakan dan pengaturan workspace organisasi Anda.

Untuk pertanyaan tentang privasi atau permintaan terkait data, hubungi dukungan Klaarin melalui support@klaarin.com. Jika akun Anda dikelola organisasi, administrator workspace juga dapat membantu menjelaskan pengaturan dan akses di organisasi tersebut.

2. Data yang diproses

Akun dan profil: nama, alamat email, kata sandi untuk autentikasi, foto profil jika Anda menambahkannya, serta informasi verifikasi dan sesi login. Jika Anda menggunakan login Google yang tersedia di web, informasi akun dari proses login tersebut juga digunakan.

Organisasi dan pekerjaan: keanggotaan workspace, tim dan proyek, peran serta izin akses, undangan, tugas, deskripsi, tenggat, penanggung jawab, pengikut, catatan, relasi tugas, komentar, reaksi, anotasi desain, dan lampiran beserta versi file. Data dapat diberikan oleh Anda atau anggota organisasi yang memiliki akses.

Aktivitas dan penggunaan fitur: perubahan pada pekerjaan, pencatat waktu dan laporan, pengingat, notifikasi serta status dibaca, dan informasi paket serta pemakaian workspace. Jika organisasi mengaktifkan integrasi kepegawaian, informasi cuti dan jadwal sakit dapat digunakan untuk menampilkan ketersediaan anggota tim.

Data teknis: informasi sesi dan preferensi perangkat, serta log operasional dan audit yang dapat mencakup alamat IP, informasi browser atau perangkat dari permintaan jaringan, waktu, dan tindakan pada layanan.

3. Tujuan penggunaan

Data digunakan untuk membuat dan mengautentikasi akun, menerapkan hak akses, menyajikan pekerjaan dan file, mendukung kolaborasi serta komunikasi, mengirim pesan terkait akun dan pekerjaan, menyusun laporan, serta menjalankan fitur yang Anda pilih.

Log aktivitas dan audit mendukung penelusuran perubahan, pemeliharaan layanan, penanganan masalah, dan pengamanan akses. Pengaturan organisasi menentukan fitur dan ruang lingkup data yang tersedia bagi Anda.

4. Akses dan layanan pihak lain

Anggota tim, administrator, pemilik workspace, dan pengelola layanan dapat mengakses data sesuai peran dan kewenangan mereka. Membagikan tugas melalui tautan berbagi memungkinkan penerima tautan melihat informasi yang disediakan oleh fitur berbagi. Pertimbangkan isi tugas dan lampiran sebelum membagikannya.

Penyedia infrastruktur dan penyimpanan file mendukung pengoperasian layanan. Kode layanan mendukung penyimpanan kompatibel S3, termasuk Amazon S3 atau MinIO, sesuai konfigurasi pengelola. Pengiriman email menggunakan Resend apabila diaktifkan dan dikonfigurasi. Login Google melibatkan Google apabila Anda memilih metode tersebut. Halaman web juga memuat font dari Google Fonts, sehingga browser mengirim permintaan ke penyedia font.

Jika Anda memakai pembuat tugas AI, instruksi yang Anda masukkan serta konteks proyek, nama anggota, kategori, jenis dan status tugas dapat dikirim ke Google Gemini untuk menghasilkan tugas. Fitur ringkasan AI memproses statistik pekerjaan, nama anggota dan proyek, serta rincian tugas prioritas melalui layanan model yang dikonfigurasi pengelola. Hindari memasukkan informasi sensitif yang tidak diperlukan.

Integrasi aplikasi, API, dan koneksi AI yang Anda atau organisasi izinkan dapat memberikan akses data kepada layanan yang terhubung sesuai cakupan izinnya. Periksa izin dan kebijakan layanan tersebut sebelum menghubungkannya. Integrasi kepegawaian, bila diaktifkan, menyinkronkan data ketersediaan anggota dari sistem organisasi.

5. Penyimpanan dan izin perangkat

Aplikasi mobile menyimpan token sesi dan informasi akun dalam penyimpanan aman perangkat. Jika login biometrik diaktifkan, alamat email dan kata sandi juga disimpan secara lokal untuk membantu login berikutnya. Pemeriksaan wajah atau sidik jari dilakukan melalui sistem autentikasi perangkat; aplikasi menerima hasil pemeriksaannya.

Preferensi aplikasi disimpan di perangkat. Web dan halaman web di dalam aplikasi menggunakan penyimpanan browser untuk sesi dan preferensi, serta berbagi sesi dengan layar mobile agar Anda tetap masuk. Gambar yang ditampilkan dapat tersimpan dalam cache perangkat.

File yang Anda pilih untuk dilampirkan dikirim ke layanan. Izin kamera, foto, media atau file bergantung pada perangkat dan fitur yang digunakan. Deklarasi izin pada sistem operasi tidak berarti semua isi perangkat otomatis diunggah. Kelola izin melalui pengaturan perangkat Anda.

Notifikasi pekerjaan tersedia di dalam aplikasi. Web dapat menampilkan notifikasi browser setelah Anda mengizinkannya. Anda dapat mengatur izin notifikasi melalui browser atau perangkat, serta preferensi email melalui pengaturan akun yang tersedia.

6. Penyimpanan dan keamanan layanan

Informasi akun dan pekerjaan disimpan pada basis data layanan; lampiran disimpan pada layanan penyimpanan file. Klaarin menerapkan autentikasi, pembatasan akses berdasarkan peran dan workspace, serta pencatatan aktivitas. Kata sandi akun disimpan pada backend dalam bentuk hash.

Anda berperan menjaga kerahasiaan kredensial dan tautan berbagi. Gunakan perangkat yang Anda percayai, keluar dari sesi pada perangkat bersama, dan hubungi dukungan jika menduga ada akses tanpa izin. Tidak ada metode penyimpanan atau pengiriman data yang dapat menjamin keamanan secara mutlak.

7. Penyimpanan dan penghapusan data

Lama penyimpanan bergantung pada jenis data, status akun dan pekerjaan, serta pengaturan workspace. Pengarsipan tugas tidak sama dengan penghapusan permanen. Sebagian data yang dihapus dapat tetap disimpan sementara untuk pemulihan sebelum proses pembersihan dijalankan.

Pengelola workspace dapat mengatur pembersihan lampiran setelah pekerjaan selesai. Log audit dan data yang ditandai dihapus memiliki mekanisme pembersihan tersendiri. Kebijakan ini tidak menetapkan satu jangka waktu yang sama untuk seluruh data; hubungi dukungan untuk penjelasan yang sesuai dengan akun dan workspace Anda.

Keluar dari aplikasi, menghapus cache, mencopot aplikasi, atau meninggalkan workspace tidak dengan sendirinya menghapus akun maupun seluruh data pekerjaan pada server.

8. Kontrol data dan permintaan penghapusan akun

Anda dapat memperbarui profil dan kata sandi, mengatur preferensi email, menonaktifkan login biometrik, serta mengelola izin perangkat melalui kontrol yang tersedia. Ekspor data pekerjaan tersedia sesuai fitur dan izin akun; ekspor laporan bukan salinan lengkap seluruh data pribadi.

Untuk meminta akses, koreksi, salinan, atau penghapusan data pribadi dan akun Klaarin, kirim email ke support@klaarin.com dengan subjek “Permintaan data atau penghapusan akun Klaarin”. Sebutkan alamat email akun, workspace terkait, dan permintaan Anda. Jangan kirim kata sandi atau kode login. Permintaan ini dapat diajukan tanpa masuk ke aplikasi.

Dukungan perlu memverifikasi hubungan Anda dengan akun dan ruang lingkup permintaan. Penghapusan keanggotaan workspace berbeda dari penghapusan akun di seluruh layanan. Data kolaborasi yang juga berkaitan dengan anggota lain perlu ditinjau bersama pengelola workspace; hubungi dukungan untuk mengetahui data yang dapat dihapus atau masih perlu disimpan.

9. Privasi anak

Klaarin merupakan layanan pengelolaan pekerjaan dan kolaborasi tim. Jika Anda adalah orang tua atau wali yang mengetahui data anak digunakan dalam layanan, hubungi dukungan untuk meminta peninjauan dan penanganan data tersebut.

10. Perubahan kebijakan dan kontak

Kebijakan ini dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan fitur dan praktik pengelolaan data. Tanggal pembaruan dicantumkan di halaman ini. Untuk pertanyaan atau penjelasan lebih lanjut, hubungi support@klaarin.com.